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Termine, Erinnerungen & Show-Erkennung

Der Weg eines Termins

  1. Lead bucht auf der Buchungsseite oder im Multiformular → Bestätigung per E-Mail mit Kalendereinladung (ICS), Meeting-Link und Buttons zum Verschieben/Absagen.
  2. Der Termin landet im Kalender des Vertrieblers (Google/Microsoft- Sync), das Meeting (Zoom/Meet/Teams) wird automatisch erstellt.
  3. Erinnerungen laufen nach deiner Kaskade; nach dem Termin wird die Teilnahme (Show/No-Show) erfasst.

Verschieben & Absagen (Lead-Seite)

  • Die Links aus der Bestätigungsmail führen auf öffentliche Seiten im Calendly-Stil: links die Termin-Details, rechts die Aktion.
  • Beim Verschieben wählt der Lead direkt einen neuen Slot; beim Absagen kann er optional einen Grund angeben — der Grund erscheint in der Benachrichtigung an den Vertriebler und in den Webhooks.
  • Storno räumt automatisch auf: Zoom-Meeting gelöscht, Erinnerungen gestoppt, externes Kalender-Event entfernt, Slot wieder frei.

Erinnerungs-Kaskade

  • Pro Kalender beliebig viele Erinnerungen mit freiem Zeitversatz (z. B. 24 h, 8 h, 1 h, 15 min vor dem Termin), je Kanal E-Mail oder SMS.
  • Vorlagen mit Platzhaltern: {{name}}, {{datum}}, {{uhrzeit}}, {{vertriebler}}, {{kalender}}, {{link}}, {{bestaetigungslink}} — Platzhalter funktionieren in Betreff und Text.
  • SMS/WhatsApp werden nicht direkt versendet: ShowRate feuert das Ereignis mit fertigem Text an euer make.com-Szenario, das den Versanddienst eurer Wahl anbindet. Voraussetzung ist das SMS-Opt-in des Leads im Formular.

Bestätigungs-Flow & Slot-Freigabe

Optional pro Kalender: Der Lead muss den Termin kurz vorher aktiv bestätigen („Passt es noch?“). Bestätigt er nicht rechtzeitig, kann der Slot automatisch freigegeben und neu vergeben werden — die Regeln dafür stellst du im Tab „Automatik“ ein.

Show-Erkennung

  • Der Meeting-Link in Mail und Erinnerungen läuft für den Lead über einen Mess-Proxy: Ein Klick kurz vor dem Termin ist ein starkes Teilnahme-Signal.
  • Bei Zoom-Terminen meldet zusätzlich die Plattform selbst, ob der Gast beigetreten ist.
  • Der Vertriebler wird nach dem Termin immer gefragt (Automatik ist nur Vorbelegung) — per signierter 1-Klick-Seite aus seiner Benachrichtigung; das Ergebnis setzt die Pipeline-Stage (Show/No-Show) und speist Reporting und Werbe-Tracking.